À l’embauche, quatre actes décident de la solidité de toute la relation : le contrat, la déclaration préalable, le suivi médical et la période d’essai. Chacun a ses règles de forme et de délai, et chacun se retourne contre l’employeur dès qu’il est négligé.
Tout commence par l’écrit. Un CDI à temps plein peut se nouer sans document signé, l’accord suffit ; mais la quasi-totalité des conventions collectives l’imposent, et c’est l’écrit qui verrouille la rémunération, le poste, le lieu de travail et la période d’essai — tout ce qui se rediscute quand la relation se tend. Le CDD, lui, ne pardonne rien : il se signe avant la prise de poste, sous peine de requalification. Un CDD verbal, c’est un CDI qui s’ignore (article L1242-12 du Code du travail). Le réflexe qui vous fait gagner du temps à chaque recrutement : un contrat type déjà calé sur votre convention, où la période d’essai et ses conditions de renouvellement sont pré-renseignées. Vous adaptez, vous ne réécrivez pas.
Restent deux formalités qui ne se rattrapent pas. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) part à l’URSSAF au plus tôt huit jours avant l’embauche, et toujours avant la prise de poste (articles R1221-1 et suivants) : elle déclenche l’affiliation et prouve la régularité de l’embauche. Le suivi médical obéit au même calendrier serré : depuis 2017, la visite d’information et de prévention (VIP) a remplacé la visite médicale d’embauche dans les cas courants, dans les trois mois suivant la prise de poste (article L4624-1). Le point que la plupart des employeurs ignorent : sur un poste sans risque particulier, cette visite ne délivre plus d’« avis d’aptitude », seulement une attestation de suivi. L’avis d’aptitude ne subsiste que pour les postes à suivi renforcé — inutile de l’attendre pour les autres, vous bloqueriez une prise de poste pour rien.
La période d’essai réclame la même rigueur : elle n’existe que si le contrat la stipule noir sur blanc. Pas de clause, pas d’essai, et la rupture bascule dans les règles autrement lourdes du licenciement.
Ce qui se joue à l’embauche se relit toujours à la sortie : un dossier tenu dès le premier jour est ce qui tient debout devant le conseil de prud’hommes deux ans plus tard. Et quel que soit le document que vous préparez, les règles de votre convention collective s’appliquent automatiquement.