L’avertissement est la plus légère et la plus répandue des sanctions disciplinaires. Léger ne veut pas dire anodin : c’est une sanction à part entière, soumise à des règles de prescription et de rédaction précises, et surtout porteuse d’une conséquence que beaucoup d’employeurs découvrent trop tard, l’impossibilité de sanctionner deux fois les mêmes faits.
- Sanction disciplinaire
Toute mesure, autre qu’une simple observation verbale, que l’employeur prend à la suite d’un agissement qu’il juge fautif, dès lors qu’elle affecte, immédiatement ou non, la présence du salarié, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération (article L1331-1). L’avertissement en est le premier degré ; l’observation verbale, elle, y échappe, et n’épuise donc rien.
Une sanction, et ce qu’elle emporte
Qualifier l’avertissement de sanction n’est pas un détail de vocabulaire. Un même fait ne pouvant être puni deux fois, l’avertissement épuise le pouvoir disciplinaire de l’employeur sur les faits qu’il vise : ceux-là ne pourront plus, à eux seuls, fonder une sanction ultérieure, licenciement compris. De là une règle de prudence que l’on néglige souvent : mieux vaut ne pas avertir pour un manquement grave que l’on pourrait vouloir sanctionner plus lourdement, car l’avertissement donné, la porte du licenciement se referme sur ces faits.
Le mécanisme joue aussi en faveur de l’employeur. Un avertissement construit le dossier : il peut être invoqué, pour des faits nouveaux, afin d’établir la persistance d’un comportement et de justifier une sanction graduée. Cette mémoire disciplinaire a toutefois une durée. Passé trois ans, l’avertissement ne peut plus être invoqué à l’appui d’une nouvelle sanction (article L1332-5), il s’efface comme s’il n’avait pas existé. Entre les deux, l’employeur qui veut alerter sans se lier garde une voie neutre, l’observation verbale, qui n’est pas une sanction et ne consomme rien.
Pas d’entretien, mais des délais
À la différence des sanctions plus lourdes, l’avertissement n’appelle ni convocation ni entretien préalable, précisément parce qu’il n’a aucune incidence immédiate sur la présence, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié (article L1332-2). Cette légèreté procédurale est son principal avantage.
Elle ne dispense pas des délais. L’employeur ne peut engager de poursuites disciplinaires au-delà de deux mois à compter du jour où il a eu une connaissance exacte et complète des faits fautifs (article L1332-4). Ce point de départ compte : il court de la connaissance de la réalité, de la nature et de l’ampleur des faits, non du premier soupçon. Passé ce délai, les faits sont prescrits, et l’avertissement qui s’y appuie encourt l’annulation.
Bien rédiger, sous le regard du juge
La lettre porte l’avertissement, et sa rédaction en fait la solidité. Les faits reprochés y sont décrits avec précision, datés et circonstanciés, de sorte que le salarié sache exactement ce qu’on lui reproche ; les formules vagues, « comportement inadapté » ou « manque de professionnalisme », sont régulièrement annulées faute de consistance. La lettre rappelle l’obligation méconnue, contrat, règlement intérieur, consigne de sécurité ou instruction, et avertit qu’une récidive exposerait à une sanction plus sévère. Un écrit remis contre décharge ou adressé en recommandé fixe la date, utile pour prouver le respect du délai de deux mois.
L’avertissement ne se prononce pas non plus en terrain libre. Dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, où le règlement intérieur est obligatoire (article L1311-2), l’échelle des sanctions qu’il fixe s’impose : l’employeur ne peut infliger une sanction qui n’y figure pas, sans être tenu pour autant d’en gravir les échelons dans l’ordre. Et le salarié conserve la faculté de contester. Saisi, le conseil de prud’hommes vérifie la réalité des faits, la régularité de la procédure et la proportion de la sanction, annule celle qui ne les respecte pas, le doute lui profitant (article L1333-1).
L’avertissement relève pour l’essentiel du droit commun ; tout au plus la convention collective ou le règlement intérieur y ajoutent-ils une échelle propre ou une formalité de notification. Le risque tient à la rédaction et au calendrier, et c’est ce que nous outillons chez EDS : la lettre qui décrit les faits avec la précision qu’exige le juge, le délai de deux mois surveillé, et la trace qui, sans épuiser à tort le pouvoir disciplinaire, arme le dossier pour la suite.