La convocation à l’entretien préalable ouvre la procédure de licenciement, et elle en constitue le premier verrou. Son contenu et ses délais sont réglés par les articles L1232-2 et R1232-1 du Code du travail, et une irrégularité à ce stade, une mention oubliée, un délai trop court, se paie même lorsque le licenciement est parfaitement fondé : le juge alloue alors au salarié une indemnité pour procédure irrégulière, dans la limite d’un mois de salaire. L’entretien, et donc la convocation, s’impose toujours avant un licenciement ; il s’impose aussi avant toute sanction touchant la présence, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié (article L1332-2), mais non pour un simple avertissement, qui se notifie sans formalité préalable.
Ce que la convocation doit contenir
Trois informations sont impératives (article R1232-1). D’abord l’objet : la convocation indique que l’employeur envisage un licenciement, sans avoir à détailler les faits reprochés ni à qualifier la faute, ce qui se réserve pour l’entretien puis pour la lettre. Une formule sobre suffit, et mieux vaut s’y tenir : « nous envisageons une mesure de licenciement à votre encontre ». Ensuite la date, l’heure et le lieu, précis et vérifiables, l’entretien se tenant en principe sur le lieu de travail et pendant les heures de travail. Enfin le droit de se faire assister, dont la formulation dépend de l’entreprise : là où existent des représentants du personnel, le salarié se fait assister par une personne de son choix appartenant à l’entreprise ; là où il n’en existe pas, il peut faire appel à un conseiller du salarié extérieur, et la convocation doit alors indiquer où consulter la liste préfectorale, en mairie et à l’inspection du travail (article L1232-4). L’oubli de cette dernière mention, à lui seul, vicie la procédure.
Quant à la forme, la convocation se remet en main propre contre décharge ou s’adresse par lettre recommandée avec accusé de réception (article L1232-2). La forme importe pour une raison concrète : c’est la date de remise ou de première présentation qui fait courir le délai de cinq jours, si bien qu’un courrier simple ou un courriel, dépourvu de date certaine, laisse la procédure sans point de départ prouvable.
Le délai de cinq jours ouvrables
Entre la présentation de la convocation et l’entretien, il doit s’écouler cinq jours ouvrables au moins. Le décompte obéit à des règles que l’on néglige à ses dépens. Le jour de la première présentation de la lettre, ou de la remise en main propre, ne compte pas. Les jours ouvrables courent du lundi au samedi inclus, le samedi comptant comme les autres ; seuls les dimanches et les jours fériés sont retranchés. Et lorsque le cinquième jour tombe un dimanche ou un jour férié, le délai se prolonge jusqu’au premier jour ouvrable suivant. Ce délai est un plancher : rien n’interdit un délai plus long, souvent prudent lorsque la convocation part par la poste et dépend de ses aléas.
La mise à pied conservatoire
Lorsque les faits sont assez graves pour qu’on ne puisse garder le salarié à son poste le temps de la procédure, l’employeur peut l’écarter aussitôt par une mise à pied conservatoire, le plus souvent notifiée dans la convocation elle-même (article L1332-3).
- Mise à pied conservatoire
Mesure d’attente qui suspend le contrat et la rémunération du salarié pendant le déroulement de la procédure disciplinaire, à ne pas confondre avec la mise à pied disciplinaire, qui est, elle, une sanction. Elle ne préjuge pas de la décision : si un licenciement pour faute grave est finalement prononcé, elle n’est pas rémunérée ; s’il est abandonné ou fondé sur un motif moindre, les salaires de la période restent dus.
Un piège s’y attache, souvent fatal. Pour demeurer conservatoire, la mise à pied doit être concomitante à l’engagement de la procédure, ou le précéder de peu. Si l’employeur la prononce puis laisse le temps s’écouler sans convoquer, et sans justifier ce délai, elle se transforme en sanction disciplinaire ; et comme un même fait ne se punit pas deux fois, le licenciement prononcé ensuite pour ces mêmes faits devient sans cause. Temporiser après une mise à pied revient donc à s’interdire de licencier.
L’entretien passé, un dernier compte à rebours court : la lettre de licenciement ne peut partir avant deux jours ouvrables (article L1232-6), ni, en matière disciplinaire, plus d’un mois après l’entretien (article L1332-2), sous peine de caducité. La convocation, elle, relève presque entièrement du droit commun, les conventions collectives y ajoutant rarement davantage qu’un délai plus favorable ou une mention d’usage. L’essentiel se joue dans la rigueur du calendrier, et c’est ce que nous outillons chez EDS : les dates de la procédure calculées d’un bout à l’autre, de la convocation à la notification, jours ouvrables et reports compris, avec la trace qui atteste, le jour venu, que chaque délai a été tenu.