Entretien préalable reporté : le délai de convocation ne repart pas à zéro

Une serveuse d’hôtel, en arrêt maladie le jour de l’entretien préalable à son licenciement, conteste la régularité de la procédure après que l’employeur a reporté l’entretien sans envoyer de nouvelle lettre recommandée respectant un nouveau délai de cinq jours ouvrables. La Cour de cassation rejette le pourvoi : en cas de report, l’employeur doit simplement aviser le salarié en temps utile des nouvelles date et heure. Le délai de cinq jours court à compter de la convocation initiale (Cass. soc., 21 mai 2025, n° 23-18.003, publié au Bulletin).

Les faits : une convocation régulière, un report sans formalisme

Mme G. est embauchée le 27 septembre 2016 comme employée polyvalente dans un hôtel. L’employeur lui adresse une convocation à l’entretien préalable par lettre recommandée datée du 31 octobre 2016. L’entretien est fixé au 9 novembre — le délai de cinq jours ouvrables entre la première présentation de la lettre et la date de l’entretien est respecté (art. R. 1232-1 CT).

La salariée produit un arrêt maladie couvrant le 9 novembre. L’employeur reporte l’entretien au 30 novembre et en informe la salariée — sans envoyer de nouvelle lettre recommandée, sans respecter un nouveau délai de cinq jours à compter du report.

La salariée saisit les prud’hommes : elle estime la procédure irrégulière et réclame une indemnité.

La cour d’appel et la Cour de cassation convergent

La cour d’appel de Fort-de-France (16 septembre 2022) rejette la demande. Le délai de cinq jours avait couru à compter de la convocation initiale. Le simple avis de report suffisait. La procédure était régulière.

La Cour de cassation confirme au visa des articles L. 1232-2 et R. 1232-1 du code du travail :

Cass. soc., 21 mai 2025, n° 23-18.003 — En cas de report de l’entretien préalable à l’initiative de l’employeur, en raison de l’état de santé du salarié, l’employeur est simplement tenu d’aviser, en temps utile et par tous moyens, celui-ci des nouvelles date et heure de cet entretien, le délai de cinq jours ouvrables prévu par ce texte courant à compter de la présentation de la lettre recommandée ou de la remise en main propre de la lettre initiale de convocation.

Le principe est clair : le délai de cinq jours ne repart pas à zéro. Il court une seule fois, à compter de la convocation initiale. Le report — qu’il résulte de la maladie du salarié ou de toute autre cause — ne génère aucune obligation de renouveler la procédure formelle.

Un régime unifié quelle que soit l’origine du report

La jurisprudence antérieure avait déjà posé la même règle lorsque le salarié demandait lui-même le report : l’employeur n’avait pas à respecter un nouveau délai de cinq jours, il suffisait de l’aviser en temps utile.

L’arrêt du 21 mai 2025 étend la solution au report décidé par l’employeur en raison de la maladie du salarié. Le régime est désormais unifié : quelle que soit l’origine du report, la convocation initiale reste l’unique point de départ du délai. Un simple avis — courrier, e-mail, tout moyen traçable — suffit à notifier les nouvelles date et heure.

Le piège : la prescription disciplinaire ne suspend pas

L’arrêt rassure sur le formalisme du report. Mais il ne doit pas faire oublier le vrai danger de la procédure reportée : la prescription de la faute.

En matière disciplinaire, l’employeur dispose de deux mois à compter de la connaissance des faits fautifs pour engager la procédure (art. L. 1332-4 CT). La convocation à l’entretien préalable interrompt ce délai et fait courir un nouveau délai de deux mois.

La maladie du salarié ne suspend pas ce délai. L’arrêt de travail, le report de l’entretien, les semaines qui passent — rien de tout cela ne gèle la prescription (Cass. soc., 2 février 2022, n° 20-19.014). Si l’entretien reporté se tient au-delà des deux mois suivant la convocation initiale, la prescription est acquise et le licenciement est sans cause réelle et sérieuse.

Le délai de notification de la sanction pose une difficulté distincte. L’employeur doit notifier le licenciement dans le mois suivant l’entretien (art. L. 1332-2 CT). Quand le report résulte de la seule initiative de l’employeur, sans justification médicale du salarié, ce délai d’un mois court à compter de la date initialement prévue pour l’entretien — pas de la date reportée (Cass. soc., 22 janvier 2025, n° 23-19.892). La distinction selon l’origine du report est ici cruciale.

Ce que l’employeur doit faire

Conservez une trace de l’avis de report. Un e-mail avec accusé de réception, un courrier recommandé ou une remise en main propre contre émargement. L’arrêt dit « par tous moyens » — mais un moyen sans preuve ne vaut rien en contentieux.

Surveillez la prescription. Le report n’est pas un blanc-seing. Dès que le salarié est en arrêt prolongé, calculez la date butoir : deux mois après la convocation initiale. Si l’entretien ne peut pas se tenir avant cette date, vous devez choisir : maintenir l’entretien à une date où le salarié est toujours en arrêt (il peut s’y faire représenter ou ne pas s’y présenter, ce qui ne vicie pas la procédure), ou renoncer à la sanction.

Ne confondez pas report et annulation. Le report conserve la convocation initiale comme point de départ. L’annulation suivie d’une nouvelle convocation fait courir un nouveau délai de cinq jours — mais aussi un nouveau délai de prescription. Si vous annulez puis reconvoquez, vérifiez que les deux mois ne sont pas écoulés depuis la connaissance des faits.

La souplesse accordée par la Cour de cassation sur le formalisme du report a une contrepartie : elle ne ralentit pas le chronomètre de la prescription. L’employeur qui reporte sans compter les jours prend le risque de perdre son droit de sanctionner.