Entretien professionnel : le bilan des 6 ans, mode d'emploi

Le dispositif de l’entretien professionnel, instauré par la loi du 5 mars 2014, impose à tous les employeurs un rendez-vous régulier avec chaque salarié. Tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif sanctionne le respect — ou non — de cette obligation. Pour les salariés embauchés en 2019, l’échéance tombe en 2025. Le moment de faire le point.

Une double obligation

L’entretien professionnel est distinct de l’entretien annuel d’évaluation. Il porte exclusivement sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer (art. L6315-1 CT). Deux rythmes coexistent.

L’entretien biennal a lieu tous les 2 ans, à compter de la date d’embauche. Il est dû à tout salarié, quel que soit son contrat — CDI, CDD, temps partiel. Il doit aussi être proposé au retour d’un congé maternité, d’un congé parental, d’un arrêt longue maladie ou d’un mandat syndical.

L’état des lieux récapitulatif intervient tous les 6 ans. C’est le bilan. L’employeur vérifie que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens prévus et qu’il a suivi au moins une action de formation au cours de la période. Un document écrit est remis au salarié.

Le piège de la formation « non obligatoire »

C’est le point sur lequel la plupart des employeurs trébuchent. Pour que le bilan des 6 ans soit conforme, le salarié doit avoir suivi au moins une action de formation non obligatoire (loi du 5 septembre 2018). La distinction est précise.

Une formation obligatoire est celle qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction en application d’un texte — loi, règlement, convention internationale (art. L6321-2 CT). Le CACES, l’habilitation électrique, la formation sécurité incendie : tout cela relève de l’obligation légale. Ces formations ne comptent pas pour le bilan des 6 ans.

Ce qui compte : un stage de management, une formation bureautique, un parcours de montée en compétences métier, une VAE, un bilan de compétences. Bref, tout ce qui relève du développement professionnel du salarié au-delà du minimum réglementaire.

Le test est simple — Si la formation disparaissait, le salarié pourrait-il continuer à occuper légalement son poste ? Si oui, la formation est non obligatoire et elle compte pour le bilan.

Les sanctions : 3 000 € par salarié concerné

Pour les entreprises de 50 salariés et plus, le défaut est sanctionné par un abondement correctif du CPF. L’employeur doit verser 3 000 € sur le compte personnel de formation de chaque salarié à temps complet pour lequel les deux critères cumulatifs ne sont pas remplis : absence d’entretiens professionnels et absence de formation non obligatoire sur la période de 6 ans.

Le versement s’effectue via l’Espace des Employeurs et des Financeurs (EDEF) de la Caisse des dépôts, au plus tard le dernier jour du trimestre civil suivant la date du bilan. En cas de non-versement ou de versement insuffisant après mise en demeure, l’entreprise paie au Trésor public le double du montant manquant — une majoration de 100 % (art. R6323-3 CT).

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la loi ne prévoit pas d’abondement automatique. Le risque est d’une autre nature : en cas de contentieux, le salarié peut obtenir des dommages-intérêts pour défaut d’accompagnement de son évolution professionnelle. L’absence d’entretien professionnel est régulièrement retenue par les conseils de prud’hommes comme un manquement de l’employeur à ses obligations.

Ce que vous devez faire

Commencez par dresser l’inventaire. Pour chaque salarié, vérifiez : date d’embauche, dates des entretiens professionnels réalisés, formations suivies au cours des 6 dernières années. Si un salarié embauché début 2019 n’a eu aucun entretien et aucune formation non obligatoire, vous avez quelques mois pour régulariser avant l’échéance du bilan.

Formalisez chaque entretien par un compte rendu signé des deux parties. La preuve écrite est votre seule protection en cas de contestation. Nous recommandons un formulaire type, commun à l’ensemble des salariés, qui reprend les rubriques imposées par la loi : perspectives d’évolution, souhaits de formation, actions envisagées.

Planifiez au moins une action de formation non obligatoire par cycle de 6 ans et par salarié. Cela n’exige pas un budget considérable : un e-learning de quelques heures, une formation interne documentée ou un module certifiant via le CPF suffisent à satisfaire le critère légal.