La convocation à l’entretien préalable est la première étape formelle de la procédure de licenciement pour motif personnel. C’est un acte de procédure dont le contenu et les délais sont strictement encadrés par les articles L.1232-2 et R.1232-1 du Code du travail. Toute irrégularité — mention manquante, délai insuffisant, omission du droit d’assistance — peut être sanctionnée par le juge sous forme de dommages et intérêts, même si le licenciement est justifié sur le fond.
Mentions obligatoires
L’article R.1232-1 énumère les informations que la convocation doit impérativement contenir :
Objet de l’entretien — la convocation indique que l’employeur envisage le licenciement du salarié. La formulation reste générale : « nous envisageons votre licenciement » ou « nous envisageons une mesure de licenciement à votre encontre ». L’employeur n’a pas à préciser les faits reprochés ni la qualification de la faute à ce stade.
Date, heure et lieu de l’entretien — des mentions précises et vérifiables. L’entretien se tient en principe sur le lieu de travail ou au siège de l’entreprise, pendant les heures de travail.
Droit d’assistance du salarié — la convocation doit informer le salarié qu’il peut se faire assister. La mention varie selon la situation de l’entreprise :
- CSE en place — le salarié peut être assisté par un membre du personnel de son choix
- Pas de CSE — le salarié peut être assisté par un salarié de l’entreprise ou par un conseiller extérieur inscrit sur la liste préfectorale. La convocation doit mentionner les lieux de consultation de cette liste (mairie et DDETS)
Le délai de cinq jours ouvrables
Le délai minimum entre la convocation et l’entretien est de cinq jours ouvrables. Ce délai se calcule selon des règles précises :
Point de départ — la première présentation de la lettre recommandée au salarié (ou la date de remise en main propre). Le jour de présentation ne compte pas dans le calcul (dies a quo).
Jours ouvrables — du lundi au samedi inclus. Le samedi est un jour ouvrable. Les dimanches et jours fériés sont exclus du décompte.
Jour d’arrivée — le jour de l’entretien ne compte pas non plus. Il faut cinq jours ouvrables pleins entre la présentation et l’entretien.
Ce délai est un minimum. Rien n’interdit à l’employeur de prévoir un délai plus long, ce qui peut être préférable en cas de convocation par lettre recommandée (aléas de distribution postale).
Modes d’envoi
La convocation est adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. La remise en main propre présente l’avantage de la certitude sur la date de réception.
L’envoi par courrier simple ou par email ne satisfait pas aux exigences légales. Le non-respect de cette forme constitue une irrégularité de procédure ouvrant droit à une indemnité pouvant aller jusqu’à un mois de salaire.
Mise à pied conservatoire
Lorsque les faits reprochés sont d’une gravité telle qu’ils rendent impossible le maintien du salarié dans l’entreprise même pendant le temps de la procédure, l’employeur peut prononcer une mise à pied conservatoire (article L.1332-3).
La mise à pied conservatoire n’est pas une sanction disciplinaire — c’est une mesure d’attente. Elle suspend le contrat et la rémunération dans l’attente de la décision définitive. Si le licenciement est finalement prononcé pour faute grave, la mise à pied n’est pas rémunérée. Si le licenciement est prononcé pour un motif moindre ou abandonné, les salaires correspondant à la période de mise à pied sont dus.
Elle est généralement notifiée dans la lettre de convocation elle-même, bien que rien n’interdise de la notifier séparément.
Après l’entretien : les délais de notification
L’entretien a eu lieu. L’employeur doit maintenant respecter un second jeu de délais avant de notifier la lettre de licenciement :
| Situation | Délai minimum | Délai maximum |
|---|---|---|
| Licenciement non disciplinaire | 2 jours ouvrables après l’entretien | Aucun |
| Licenciement disciplinaire | 2 jours ouvrables après l’entretien | 1 mois après l’entretien |
Le non-respect du délai maximum d’un mois en matière disciplinaire rend la sanction caduque — l’employeur perd le droit de licencier sur ces faits.
Qualification dans la convocation
La convocation ne doit mentionner que la catégorie générale du motif envisagé : insuffisance professionnelle, motif disciplinaire, inaptitude. L’employeur ne doit jamais détailler les faits, les dates, les chiffres ou les griefs dans la convocation. Le détail des motifs relève de l’entretien préalable (où l’employeur expose les motifs et recueille les explications du salarié) puis de la lettre de licenciement (qui fixe les limites du litige).
Le calcul du délai de cinq jours ouvrables est un piège classique : un samedi oublié, un jour férié mal compté, et la procédure est irrégulière. Notre outil génère automatiquement le calendrier complet de la procédure, de la convocation à la notification.